YÖNETİMDE DÖRT TEMEL UNSUR

Yönetim, belli bir amaç etrafında birleştirilen tüm parçaları özellikle insan faktörünü etkili ve verimli bir şekilde çalıştırmaktır. Tanımdan da anlaşılacağı üzere önce belirli bir amaca daha sonra da en önemli kavram olan insanlara ihtiyacımız var.

Tabii ki bir amaç oluşturmak hem iktisadi faaliyet yürüten karmaşık işletmeler hem de çok daha basit örgütler için geçerli bir kavramdır. Amaç dediğimiz kavramın altında misyon ve vizyon tanımları yapılmalıdır ki insanlar neden bir arada olduklarını, ne için gayret göstereceklerini ve nihayetinde içinde bulundukları örgütü nereye doğru götüreceklerini bilsinler.

İnsan dediğiniz karmaşık yapıları bir amaç doğrultusunda yönetmek için karşımıza dört temel fonksiyon çıkmakla birlikte her fonksiyon önem açısından aynıdır. Yani bu dört temel fonksiyon dengeli bir şekilde yürütülerek başarılı bir yönetme eylemi gerçekleştirilebilecektir. Planlama, örgütleme, koordinasyon ve denetleme dört temel fonksiyonu oluşturmakla birlikte her birinin yine karşımıza çıkartacağı bir grup alt fonksiyonla yönetim eylemi gerçekleştirilebilir.

Planlama en yalın haliyle öngörme işidir. Yönetilen örgütün kendisine sorduğu sorularla başlamakla birlikte yapılan farklı değerlendirmelerle birlikte en uygun olanın arayışı kavramıdır. "Ne, nerede,ne zaman, nasıl ve niçin" soruları bize taktiklerimizi, prosedürlerimizi, programlarımızı, stratejilerimizi verirken planlama yapmamızı sağlar.

Örgütleme "Kim" sorusuyla başlar ve "Nasıl" sorusuyla devam eder. Yapılacak işin kim tarafından yapılacağı her zaman önemlidir. Liyakat kavramıyla donatılmış bir örgüt sağlam temel üzere oturmuş demektir. Yalnız işi kimin yapacağı kadar, kişinin kimlerle çalışacağı, yetkilerinin ne olacağı, buna karşın örgüt içinde hangi sorumlulukları alacağı da önemlidir. Sonuç olarak hiç bir örgütte yetki-sorumluluk dengesi kurulmadan sağlıklı bir yönetim oluşturulamaz. Yüksek yetkili ama sorumluluk alanı az olan kişiler kararlar noktasında aceleci ve bilinçsizce hareket edebilirler. Aynı şekilde çok sorumluluğu olan ancak yaptığı işlerde yetki kısıtı olan, kararlarını bir başkasına danışmadan alamayan bireyler de örgüt sağlığını olumsuz etkileyecektir.

Koordinasyon gerçekleştirilen tüm faaliyetlerin; birbirini izlemesini ve tamamlamasını sağlayan unsurdur. Çalışanların birbirlerinin yaptığı işlerden habersiz olmaları bir süre sonra sadece kendi için çalışan bireyler meydana getirir. Halbuki en başta da belirtildiği üzere yönetim bir amaç etrafında insanları birleştirmek demekti. Bu açıdan bakıldığında önce her çalışan ya da birim arasında bağlantı kurulmalı, uyumlu halde hareket ettirilmeli ve eş güdüm içinde düzen sağlanmalıdır. Yapılacak çalışmalar gelişigüzel kişi çabalarına muhtaç bırakılmamalı tam anlamıyla koordine edilmelidir.

Denetleme  yapılan planlama neticesinde  beklediğimiz sonuçların, belli bir dönemde elde edilen sonuçlarla karşılaştırılması ve bir sapmanın olup olmadığının belirlenmesidir. Planladığımız yerden ne kadar uzaktayız veya ne kadarını hangi kalitede gerçekleştirebiliyoruz sorularına cevap aranmalıdır. Yönetim sürecinin bir defalık bir kavram olmadığı ve sürekli bir yapıda gerçekleştirildiği bilindiğine göre sağlıklı bir denetlemeden elde edilen geri bildirimlerle Planlama, Örgütleme ve Koordinasyon tekrar sağlanacaktır. 

Bu dört temel unsur herhangi bir örgüt içerisinde ne kadar dengeli bir şekilde yürütülürse, belirlenen amaçlara ulaşmak o denli kolaylaşacaktır. Burada ifade edilirken bir kaç cümlede geçilen bu kavramlar bir çok alt unsurla birleştirilmeli, farklı yetkinliklere sahip olan bireyler Yönetim kademelerinde görevlendirilmelidir. Yönetimin fonksiyonları bilinmeli ama bununla birlikte yönetecek kişilerin de özellikleri iyi incelenmelidir. Kendilerini salt yöneticilikten kurtarmış, bir üst kademe olan Liderliğe geçmiş bireyler görevlendirilmelidir. (Konuyla ilgili olarak Öğretim Liderliği yazımı okuyabilirsiniz.)