SWOT-GZFT ANALİZİ

Yönetimde Dört Temel Unsur adlı yazımda anlatmaya çalıştığım "Planlama" kavramında önemli bir yer tutan SWOT(Güçlü-Zayıf-Fırsat-Tehdit) Analizini inceleyelim.

Swot Analizi, kurumların kendi güçlü ve zayıf yönlerini ortaya koyarak, çevredeki fırsat ve tehditlerle birlikte kendisini tüm yönlerle incelemesine imkan sunan teknik bir çalışmadır. Strengths (güçlü yönler), Weaknesses (zayıf yönler), Oppurtunities (fırsatlar) ve Threats (tehditler) kelimelerinin baş harfleriyle oluşmuştur. 

Her kurum için rahatlıkla uygulanabilir bir çalışmadır. Temelde beyin fırtınası tekniğine dayamaktadır. Katılımcıların tüm düşüncelerini rahatça söyleyebileceği bir ortam oluşturulmalıdır. Her kurumun iç dinamikleri, çevresel etkilenimleri birbirinden farklı ve bağımsız olduğundan kalıp çalışmalardan ziyade tamamen özgün tablolar oluşur. Yapılan tüm incelemeler neticesinde rakiplerin durumları konusunda da fikir sahibi olmak mümkündür. 

Analiz neticesinde kurumlar rahatça Nerede olduklarını, Nereye doğru gideceklerini, Nasıl hareket etmeleri gerektiğini vb. soruların cevaplarını bulabilirler. Bu cevaplar bizleri ,strateji geliştirmeye, geliştirilen stratejiye uygun amaçlar ve hedefler oluşturmaya, hedeflere uygun faaliyetler belirlemeye, faaliyetleri inceleyerek sorumlu kişiler, çalışma takvimleri, faaliyet bütçeleri oluşturmaya kadar farklı bir çalışmanın içerisine götürmüş olacaktır. Bu yönüyle de SWOT-GZFT, planlama aşamasına hizmet etmiş olacaktır.

Kapsam olarak anlatmaya çalıştığım analizi yaparken ilgili alanlar nasıl doldurulacaktır sorusu akla gelebilir. Her alan için temel sorular sorularak cevapları alınır ve tablo haline getirilir.

Güçlü Yönleri ararken sorulabilecek sorular;

• Kurumumuzun başkalarında olmayan yetenekleri nelerdir?
• Rakiplere göre daha başarılı olduğumuz alanlar nelerdir?
• İnsan kaynakları açısından kurumumuzda fark oluşturan personellerimizin varlığı bize ne katıyor?
• Teknolojik ve maliyet açısından bizi önde tutan alanlar nelerdir?
• Rakiplerimiz bizim hangi yönümüzü güçlü görürler?

Zayıf Yönleri ararken sorulabilecek sorular;

• Kurumumuzu eksik hissettiğimiz noktalar neler?
• Rakiplerin bize göre çok daha iyi yaptığı şeyler nelerdir?
• İnsan kaynakları olarak yetenek veya bilgi eksiklerimiz var mı?
• Hizmet kalitemizi düşüren unsurlar nelerdir?
• Rakiplerimiz bizi hangi alanlarda zayıf görürler?

Fırsatları ararken sorulabilecek sorular;

• Önümüzde hangi fırsatlar var?
• Fırsat yaratan durumlar neler?
• Teknoloji veya pazarda olan gelişmeler neler?
• Rakiplerimin yapamadıklarını ben nasıl yapabilirim?
• Sektörüm gelişiyor mu? Bu gelişmeleri nasıl avantaja dönüştürebilirim?

Tehditleri ararken sorulabilecek sorular;

• Güçlü ve zayıf yönleriniz size ne gibi zarar verebilir?
• Hangi unsurlar gelişmemize engel olabilir?
• Hangi unsurlar yol almamıza engel olabilir?
• Değişen koşullar tehdit oluşturuyor mu?
• İlgili standartların veya uzmanlıkların, ürünlerin veya hizmetlerin kalitesinde bir değişim söz konusu mu?
• Finansal sorunlarımız var mı?

Kurumlar yukarıdaki soruların cevaplarını etkili beyin fırtınası teknikleriyle cevapladıktan sonra sıra cevapları tek tek yorumlamaya başlar, benzerlerini  birleştirir, maddeleri en sın aşamada tüm grup üyelerinin oylamasını sağlar. Bu organize işlemi sonucunda tablolarını oluşturur. 

Tablo oluşturulduktan sonra zayıf yönlerin araştırılması ve güçlü hale getirilmesi amacıyla Çalışma Grupları veya İyileştirme Ekipleri olarak tanımlanan yapılar oluşturulur. Fırsat ve tehditlerle ilgili yapılacak olan çalışmalar genelde Üst Yönetim kapsamında kalmaktadır. Ancak kurumun her kademesinde ilgili Fırsatların en iyi şekilde değerlendirilmesi, Tehditlerin de etkilerinin asgari düzeye indirilmesi için çalışmalar planlanır.

SWOT analizi çalışması büyüklük veya sektör fark etmeden tüm kurumlarda kullanılabilecek, mevcut durumu ortaya koymak için ideal bir tekniktir. Ayrıca kişisel olarak da yapılması uygun olabilir. Kişilerin çalışma alanlarındaki, eğitim süreçlerindeki veya ikili ilişkilerindeki ayrıntıları ortaya koymakta kullanılabilir. Ancak kişisel uygulamalarda tüm soruları soran ve cevaplayan kişi aynı olduğundan bireylerin objektif olmak için daha fazla gayret etmesi gerekecektir.